La crise du Covid-19 a largement accéléré la grande mutation digitale au sein des entreprises. Ainsi, la prise en compte des outils digitaux n’apparaît plus aujourd’hui comme une option, mais comme une véritable nécessité.
Optimiser les coûts, améliorer la communication, faciliter la collaboration : comment mettre ces solutions au service de votre entreprise ?
Tour d’horizon.
Des outils numériques pour améliorer la communication en interne
Lorsque l’on parle d’outils digitaux, fluidifier la communication au sein de sa structure apparaît souvent comme le premier sujet abordé. Un sujet étroitement lié à la transformation digitale des entreprises en parallèle.
Suivi, reporting et contrôle
Au cours de ces deux dernières années, de nombreuses organisations ont ainsi effectué de grands travaux afin d’ajuster et d’améliorer les processus d’échange en interne.
Slack, Discord, et bien d’autres : avec l’avènement du télétravail, les plateformes de collaboration sont devenues incontournables au sein des sociétés, toute taille confondue.
Ici, elles vont principalement permettent de :
- Hiérarchiser l’information à distance
- Allouer des tâches précises, en fonction des collaborateurs
- Responsabiliser les salariés
- Profiter de reporting à distance, consultable en temps réel
À cela, s’ajoutent bien évidemment les solutions d’email – Gmail en tête – permettant de communiquer plus largement sur des sujets macroscopiques.
Gestion et facilité des tâches
Concernant la gestion des tâches, les outils numériques disponibles s’articulent autour d’un objectif commun : le gain de temps.
Pour le reste, la sélection de vos outils digitaux doit bien évidemment être conditionnée par vos besoins.
Un outil digital comme Trello vous permettra par exemple de profiter d’une véritable Todo List à distance. Une solution que vous pouvez partager à l’ensemble de vos collaborateurs, tout en gérant les options de gouvernance et d’accessibilité.
D’autres, comme Google Agenda, vous permettront parallèlement d’organiser des évènements au sein d’un calendrier, d’ajouter des visioconférences le cas échéant.
Les logiciels de gestion des tâches comprennent ainsi un large éventail de services, allant des systèmes standard de gestion du temps, jusqu’aux fonctions d’analyse.
Ici, la plupart des logiciels de gestion de projet sont basés sur le cloud (solution web), ce qui vous permet de collaborer avec des personnes situées à différents endroits, répondant ainsi aux exigences liées au télétravail.
Il convient toutefois de noter que les différents logiciels de gestion de projet présentent plusieurs types de fonctionnalités. Pour décider du logiciel à acheter, vous devez donc prendre en compte les tâches qui incombent à votre organisation.
Les outils de visioconférence
Si nous avons déjà abordé brièvement la chose, il convient de faire un focus sur les solutions de visioconférence.
Ces dernières, portées au pinacle durant la dernière crise sanitaire – en témoigne l’incroyable essor de Zoom en bourse – sont devenues des outils indispensables pour toute entreprise.
Teams, Meet, Zoom : peu importe le support, les outils de visioconférence permettent ici de créer des réunions à distance en seulement quelques clics, mais aussi, de faciliter le contact avec vos clients et autres prospects.
Ainsi, de nombreuses infographies sur les outils digitaux sont aujourd’hui accessibles en ligne. Hiérarchisées en fonction des besoins de chaque entreprise, elles vous permettront de profiter d’une vue d’ensemble sur toutes les propositions disponibles, gratuites comme payantes.
Des solutions digitales pour communiquer auprès de vos clients
Nous pouvons définir la notoriété de votre marque comme le degré de reconnaissance de votre marché pour votre entreprise.
L’exposition de la marque
Ainsi, cela peut aller de la nécessité d’ancrer votre nom dans l’esprit de votre clientèle, jusqu’à l’exposition claire de ce qui vous différencie de vos concurrents.
Mais alors, pourquoi devriez-vous mettre en œuvre des outils numériques pour accroître la notoriété de votre marque ? Sur ce sujet, la réponse est limpide : il est aujourd’hui essentiel pour le succès de toute entreprise de disposer d’une marque forte et réputée sur le web. Après tout, comment pouvez-vous espérer développer votre clientèle et vos revenus si votre public cible ne connaît pas votre marque ?
À l’heure des médias sociaux, le marketing visuel est essentiel au développement d’une marque. Si les supports de communication comme Instagram ou LinkedIn sont désormais devenus des standards, la qualité apportée à vos contenus (visuel, UX, etc.) est d’autant plus prépondérante.
C’est pourquoi des applications comme Canva peuvent s’avérer utiles. Cette solution web propose notamment une série de modèles permettant de créer différents types de supports, tels que des photos pour les médias sociaux, des mises à jour de statuts et d’autres éléments visuels.
Expansion du marché
Nous avons parlé de la façon dont les e-mails et les médias sociaux peuvent contribuer à vos initiatives de marketing, mais l’expansion de votre marché exige quelque chose de plus.
En effet, le marketing numérique consiste également à utiliser des technologies inventives qui offrent à votre entreprise une longueur d’avance en matière de génération de prospects.
Prenons l’exemple des sites internet : outil indispensable pour exposer votre marque sur le web, il apparaît aussi comme une formidable source d’informations, à condition de l’associer au bon outil.
Si vous souhaitez suivre le trafic de votre site, les liens internes et les régions à partir desquelles les internautes accèdent à votre site, une solution comme Google Analytics vous permettra ainsi d’analyser l’ensemble de vos prospects, de quantifier l’impact de vos campagnes de communication auprès de tel ou tel public.
Conclusion ? Plus que des supports, les outils digitaux vous offrent également des solutions d’analyse précises, efficientes permettant d’allouer et d’optimiser vos budget en conséquence.
Comment optimiser ses coûts grâce au télétravail ?
Au-delà de son apport métier, le digital va finalement permettre à chaque chef d’entreprise d’optimiser ses coûts, notamment à travers la mise en place du télétravail. Il faut bien avoir conscience que désormais, le télétravail est devenu un argument de choix pour le recrutement de talent.
Désormais, les nouvelles générations ne peuvent se projeter au sein d’une entreprise à travers une logique « full présentiel » ; en témoigne par exemple l’étude Odoxa 2021, qui montre que 80% des français ont une bonne image globale du télétravail – ou encore, l’étude Malakoff Humanis 2021, qui indique que les salariés attribuent une note de satisfaction moyenne de 7,2/10 au travail à distance.
Loin d’être perçu comme un handicap, le télétravail et les solutions Cloud associées – au-delà de l’attractivité offerte – vont également permettre de s’affranchir des coûts liés à la location de bureaux, etc. De cette manière, la mise en place de solutions numériques permet, en favorisant le télétravail, de profiter d’économies drastiques sur tout un ensemble de postes de dépense.
Communication, collaboration, optimisation : si chaque entreprise est unique, la prise en compte des outils digitaux n’apparaît plus simplement comme un positionnement, mais comme un levier incontournable de succès.
